Wie man ein virtueller Assistent wird und welche Unternehmen ihn beschäftigen

Inhaltsverzeichnis

Die Arbeit als virtuelle/r Assistent/in ist eine ziemlich bekannte und sehr begehrte Form der Fernarbeit. Wenn du dich fragst, wie du virtuelle/r Assistent/in werden kannst oder wo du Jobs als virtuelle/r Assistent/in findest, lies weiter!

Jeder Job als virtuelle/r Assistent/in ist natürlich ein bisschen anders, aber es gibt einige allgemeine Komponenten, die du erwarten kannst. Die meisten virtuellen Assistenten und Assistentinnen unterstützen ihren Arbeitgeber oder ihre Kunden, indem sie E-Mails beantworten, Dokumente abschreiben, Erklärungen und Briefe vorbereiten, Akten organisieren, Zeitpläne und Kalender koordinieren, Reisen organisieren und generell administrative Aufgaben übernehmen, damit sich die Kunden und Kundinnen auf die anderen Aspekte ihrer Arbeit (oder ihres Privatlebens) konzentrieren können.

Die gute Nachricht für alle, die als virtuelle/r Assistent/in aus der Ferne arbeiten wollen? Aktuell ist die virtuelle Verwaltung eines der am schnellsten wachsenden Berufsfelder für Fernarbeit.

VA Virtuellen-Assistenten-im-Cafe
VA Virtuellen-Assistenten-im-Cafe

Virtuelle Assistenten können als Assistenten der Geschäftsführung, Verwaltungsassistenten, persönliche Assistenten und in anderen verwandten Positionen arbeiten, je nach Kunde. Die Aufgaben eines virtuellen Assistenten/einer virtuellen Assistentin können eine beliebige Kombination aus den folgenden Tätigkeiten sein:

  • Kalender- und Zeitplanmanagement
  • Reisevorbereitungen
  • Organisation von Dateien und Dokumenten
  • E-Mail-Überwachung und -Organisation
  • Anrufe entgegennehmen und weiterleiten
  • Rechnungsstellung und Buchhaltung
  • Schreiben und Führen von Aufzeichnungen
  • Prüfen potenzieller Kunden, Projekte, Partnerschaften usw.
  • Pflege oder Aktualisierung der sozialen Medien oder des beruflichen Profils eines Kunden

Da die Arbeit eines virtuellen Assistenten/einer virtuellen Assistentin zu einem großen Teil am Computer erledigt wird, sind exzellente Tippfähigkeiten und der sichere Umgang mit verschiedenen Computerprogrammen ein Muss. Von Vorteil ist, dass Du nichts weiter als ein Laptop benötigst. Arbeiten kannst Du zudem überall. Ob von Deinem Wohnzimmer oder unter Palmen, am Strand von Phuket.

Wie wird man virtuelle/r Assistent/in?

Interessanterweise sind für die Tätigkeit als virtuelle/r Assistent/in keine besonderen Qualifikationen oder Ausbildungen erforderlich. Allerdings müssen virtuelle Assistenten einen relevanten Hintergrund oder Erfahrungen haben, die den Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen. Einige der gefragtesten Kompetenzen sind Social Media Management, administrative Unterstützung und Finanzverwaltung. Hier sind ein paar Möglichkeiten, als virtuelle/r Assistent/in einzusteigen:

  • Wechsle von einer Sekretärin, einer Verwaltungsassistentin oder einer Büroleiterin in einen anderen Beruf
  • Erlerne die notwendigen Fähigkeiten durch kostenlose Kurse, Videos und Ressourcen
  • Erwerbe ein Zertifikat, indem du eine Online- oder Präsenzschulung zum Virtuellen Assistenten absolvierst

Ein Hintergrund in der administrativen Unterstützung ist sehr hilfreich, weil du damit viele übertragbare Fähigkeiten für den Übergang zur virtuellen Assistenz hast. Wenn du in einem anderen Beruf arbeitest oder gerade die Schule abgeschlossen hast, kannst du trotzdem in einem relativ kurzen Kurs lernen, was es braucht, um VA zu werden. Sobald du dich eingearbeitet hast, kannst du verschiedene Möglichkeiten erkunden, um Arbeit zu finden. Du kannst zwischen den folgenden Möglichkeiten wählen:

Mach dich als Freiberufler selbstständig und suche über dein Netzwerk, deine Familie und Freunde nach Kunden

Schließe dich einer Agentur für virtuelle Assistenz oder einer Freelancer-Plattform wie Upwork oder Fiverr an

Richte dein eigenes Unternehmen und eine Website ein und beginne mit der Vermarktung deiner Dienste

Bewirb dich auf Vollzeitstellen für virtuelle Assistenten auf Karriere-Websites und Jobbörsen

Eine gute Anlaufstelle für angehende und erfahrene virtuelle Assistenten in Deutschland ist Starbüro oder my-vpa. Die Plattformen bieteten Informationen, Tools und sogar Zugang zu offenen Stellen.

Welche Fähigkeiten brauche ich als virtuelle/r Assistent/in?

Potenzielle Kunden suchen je nach Art der Arbeit unterschiedliche Fähigkeiten bei einem virtuellen Assistenten. Um ehrlich zu sein: Wenn du schnell lernst und über einen guten Computer und eine zuverlässige Internetverbindung verfügst, brauchst du vielleicht nur Google, um einen einfachen Job als virtuelle/r Assistent/in zu erledigen. Dennoch findest du hier eine Liste der häufigsten Fähigkeiten von virtuellen Assistenten:

  • Vertrautheit mit Kommunikations- und Projektmanagement-Tools, wie Microsoft Teams, Slack und Trello
  • Erfahrung mit Produktivitäts- und Bildbearbeitungssoftware, einschließlich Microsoft Office-Programmen und Adobe Photoshop
  • Fähigkeit, mit guter Geschwindigkeit und Genauigkeit zu tippen (viele Jobs erfordern mindestens 60 Wörter pro Minute mit 99-100% Genauigkeit)
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz und Zeitmanagement
  • Verlässlichkeit, Einfallsreichtum und Sorgfalt

Wie wird man virtuelle/r Assistent/in?

Wenn du keine direkte Erfahrung hast oder nach Jobs als virtuelle/r Assistent/in für Anfänger/innen suchst, findest du hier einige Möglichkeiten, um anzufangen. Hast du schon Termine gebucht, Reisen arrangiert, den Kalender oder die E-Mails von jemandem verwaltet, einen Blog geschrieben oder etwas in den sozialen Medien beworben? All diese Aufgaben können in den Aufgabenbereich eines virtuellen Assistenten fallen. Auch wenn du glaubst, dass du keine Erfahrung hast, hast du vielleicht übertragbare Fähigkeiten, die deinen Lebenslauf aufwerten können.

Vielleicht hast du bereits einige dieser Fähigkeiten, ohne zu wissen, wie wertvoll sie sind. Um ihnen den richtigen Kontext zu geben, solltest du sie in deinem Anschreiben als virtuelle/r Assistent/in detailliert beschreiben. Wenn du einige Bereiche auffrischen musst, kannst du diese Fähigkeiten und Zertifizierungen im Selbststudium oder in Online-Kursen erwerben.

Als virtuelle/r Assistent/in kannst du direkt für Arbeitgeber/innen oder für eine Agentur arbeiten, die Verwaltungsdienstleistungen für andere Unternehmen anbietet, oder du kannst deine eigenen Dienstleistungen auf Vertragsbasis anbieten. Wenn du dich selbstständig machen willst, überlege dir im Voraus, welche Dienstleistungen du anbieten willst, perfektioniere deinen Lebenslauf und beginne mit dem Aufbau von Netzwerken.

Wenn du Dienstleistungen in den Bereichen soziale Medien, Webdesign oder Inhaltserstellung anbietest, solltest du ein Online-Portfolio mit Beispielen deiner Arbeit erstellen. Nachdem du für deine ersten Kunden gearbeitet hast, solltest du positive Zeugnisse sammeln, die neue Kunden beeindrucken können.

Wie lange dauert es, ein virtueller Assistent zu werden?

Die Ausbildung zur/zum virtuellen Assistentin/Assistenten dauert zwischen null und ein paar Wochen, je nach Berufserfahrung und Hintergrund. Eine Sekretärin kann z.B. nahtlos in einen VA wechseln, während ein frischer Schulabgänger einige Zeit braucht, um sich die grundlegenden Fähigkeiten des Berufs anzueignen.

Wie viel verdient ein virtueller Assistent?

Virtuelle Assistenten verdienen in Deutschland einen Stundenlohn von 12 bis 25 €, wobei der Durchschnitt bei 15 € pro Stunde liegt. Das Jahresgehalt liegt zwischen €20.000 und €47.000, im Durchschnitt jedoch bei €27.000 pro Jahr. Es gibt einige Faktoren, die deine Verdienstmöglichkeiten als virtuelle/r Assistent/in beeinflussen, z.B. die Jahre der Erfahrung, die Arbeitsstunden und die Branche.

Rekrutierungssymbol Unternehmen, die virtuelle Assistenten einstellen

Die folgenden Unternehmen stellen häufig virtuelle Assistenten ein:

Es gibt auch viele andere Unternehmen, die häufig virtuelle Assistenten einstellen. Wenn es um Berufsbezeichnungen geht, halte Ausschau nach Berufsbezeichnungen wie virtuelle/r Assistent/in, virtuelle/r Verwaltungsassistent/in, Verwaltungskoordinator/in, persönliche/r Assistent/in, Assistent/in der Geschäftsführung und ähnlichen Bezeichnungen.

Was macht einen guten virtuellen Assistenten aus?

Gute Bewerber/innen für einen Job als virtuelle/r Assistent/in verfügen über Fähigkeiten wie eine phänomenale schriftliche und mündliche Kommunikation und eine offene und transparente Kommunikationspraxis, die sie für ihre Kunden zu einem zuverlässigen und erreichbaren Partner macht. Zeitmanagement und Organisationstalent sind ein Muss, ebenso wie die natürliche Fähigkeit, eine Situation in die Hand zu nehmen und sie zum Nutzen des Kunden zu organisieren.

Auch Erfahrungen mit oder Kenntnisse über cloudbasierte Kommunikationstechnologien wie Dateifreigabe, Passwortmanager sowie Telefon- und Videokonferenzen sind wichtig.

Schließlich wollen Menschen, die virtuelle Assistenten einstellen, Stress und Unordnung in ihrem Leben abbauen. Warte nicht, bis du um bestimmte Aufgaben gebeten wirst – wenn du siehst, dass ein Kunde Probleme hat, biete ihm an, ihm bei etwas zu helfen, das du gerade nicht machst. So hast du mehr zu tun und der Kunde kann sich noch mehr auf dich verlassen.

Arbeitsumgebung für virtuelle Assistenten

Wie bei jedem anderen Fernarbeitsplatz brauchst du auch für die Arbeit als virtuelle/r Assistent/in ein eigenes Heimbüro. Neben einem Computer mit einer Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung brauchst du auch einen Drucker, einen Kopierer/Scanner und ein Fax. Höchstwahrscheinlich brauchst du auch einen Festnetzanschluss (oder zwei).

Virtuelle Assistentenjobs von zu Hause aus finden

Virtuelle Assistentenjobs gibt es in allen Formen und Größen: Vollzeit, Teilzeit, Angestellte, Freiberufler, Zeitarbeiter und alternative Arbeitszeiten. Viele virtuelle Assistenten arbeiten auf freiberuflicher Basis für mehr als einen Kunden gleichzeitig und kombinieren mehrere Teilzeitprojekte, um sich ein Vollzeitgeschäft aufzubauen. Wenn du auf der Suche nach einem Job als virtuelle/r Assistent/in bist, der Flexibilität bietet, bist du hier genau richtig! Wir aktualisieren unsere Datenbank täglich mit den neuesten flexiblen und von zu Hause aus arbeitenden Jobs in mehr als 50 Jobkategorien!

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