Ich schwöre, ich hab schon alles probiert: To-do-Listen, Excel, Post-its. Am Ende lag alles doppelt, dreifach und vergessen irgendwo rum. Dann kam Trello. Und plötzlich hatte ich das Gefühl, mein Gehirn hat endlich Struktur – und dabei Spaß.

Was Trello eigentlich ist

Trello ist im Grunde ein digitales Whiteboard mit Karten, Listen und Boards. Klingt langweilig, ist es aber nicht. Auf diesen bunten Karten kannst du Aufgaben anlegen, Termine eintragen, Dateien anhängen oder Kollegen taggen. Ich nutze es, um Projekte zu sortieren, Ideen zu parken, Deadlines zu überleben – und den Überblick zu behalten, wenn alles gleichzeitig auf mich einprasselt. Mehr Einsatzmöglichkeiten findest du direkt bei Trello Use Cases.

Wie ich meine Boards aufbaue

Mein Lieblingsboard heißt ganz unspektakulär „Arbeit & Wahnsinn“. Darin habe ich ein paar Listen, die mir die Woche retten:

• To do: Alles, was drängt, nervt oder sonst auf meine Agenda gehört.
• In Arbeit: Aufgaben, an denen ich gerade schraube.
• Erledigt: Mein virtuelles Schulterklopfen. Ich liebe es, Karten hier reinzuschieben.
• Vielleicht irgendwann: Für Ideen, die noch gären müssen oder Quatsch sind, der Spaß macht.

Dieser Aufbau funktioniert, egal ob du Freelancer bist, im Team arbeitest oder einfach deinen Alltag etwas strukturierter haben willst.

Warum Trello so Spaß macht

Ich mag, dass es visuell ist. Statt trockener Listen habe ich bunte Karten, die ich schieben kann wie Spielsteine. Und ja, es fühlt sich jedes Mal an, als würde ich Level für Level durch ein Chaos-Spiel aufräumen. Es gibt sogar Sticker, Labels, Deadlines – wenn man will, kann man sich da so richtig austoben. Wer noch mehr mit visuellen Tools experimentieren will, sollte sich den Beitrag Kreativer Turbo: Wie ich mit KI-Tools blitzschnell frische Designideen finde ansehen.

Trello im Team: Fluch oder Segen?

Ich hab in Projekten gearbeitet, bei denen zehn Leute gleichzeitig im Board waren. Anfangs dachte ich, das endet im Desaster. Tat es aber nicht. Mit klaren Regeln läuft das wie geschmiert. Jeder schreibt Aufgaben sauber betitelt und vergibt Verantwortlichkeiten. Kein „Wer macht das?“ mehr, kein „Wo war nochmal die Datei?“. Alles hängt an der richtigen Karte. Das hat schon Meetings gerettet – oder verhindert, dass ich welche brauche.

Mein Workflow in drei Schritten

Ich halte es gern simpel. Ich erstelle montagmorgens meine To-dos, schiebe im Laufe der Woche Karten zwischen den Listen und checke freitags mein „Erledigt“-Feld. Diese Routine spart mir mehr Zeit, als ich zugeben will. Denn ich hab festgestellt: Nicht das Tool macht produktiv, sondern wie konsequent man es nutzt.

Power-Ups – mein kleines Suchtproblem

Trello wäre nicht Trello ohne Power-Ups. Das sind Erweiterungen, mit denen du z. B. Kalenderansichten, Zeiterfassung oder Automationen einbauen kannst. Ich hab eines, das meine Deadlines direkt mit Google Kalender verknüpft, und ein anderes, das mir künstlich applaudiert, wenn ich was fertig habe. Klingt albern, aber hey – Motivation ist Motivation.

Trello privat – funktioniert das?

Definitiv. Ich nutze es mittlerweile auch für ganz normale Dinge: Urlaubsplanung, Einkaufsliste, Sportziele. Mein Partner rollt zwar mit den Augen, wenn ich die Einkaufskarten farbig sortiere, aber dann weiß wenigstens jeder, wer das Klopapier besorgt. Und das ist ja auch was wert.

Die häufigsten Fehler mit Trello

Ich hab am Anfang zu viele Boards gebaut. Ein Board für jeden kleinen Kram, bis ich selbst den Überblick verloren hab. Mein Tipp: Lieber weniger Boards, dafür durchdacht. Gar nicht erst in Mikromanagement verfallen. Und löscht alte Karten, die ihr nie anrührt. Ein vollgemülltes Board motiviert niemanden, da noch was zu tun. Alternativ kann es helfen, sich über Alternativen für Trello zu informieren, um den eigenen Workflow zu vergleichen.

Warum Struktur sexy ist

Ich weiß, für viele klingt Organisation langweilig. Aber Hand aufs Herz: Wenn du in deinem digitalen Chaos endlich siehst, wo du stehst, fühlt sich das verdammt gut an. Struktur gibt dir Freiheit, weil dein Kopf nicht mehr alle Kleinigkeiten jonglieren muss. Genau das ist der Punkt, an dem Trello glänzt. Es hält dich locker auf Spur, ohne dich zu gängeln.

Meine Lieblingsfunktionen

• Drag and Drop: Karten verschieben ist wie mentale Gymnastik – sehr befriedigend.
• Checklisten: Kleine Häkchen für kleine Erfolge. Ich liebe das Gefühl, etwas abhaken zu können.
• Labels: Ich nutze Farben für Themen. Rot für dringend, blau für Ideen, grün für fertig.
• Kommentare: Ideal, um im Team nichts zu vergessen oder kurz eine Idee festzuhalten.
• Benachrichtigungen: Damit entgeht mir kein Termin, auch wenn ich mich mal im Katzenvideo verliere.

Wie ich Trello mit anderen Tools kombiniere

Trello ist kein Alleingänger. Ich hab’s mit neu-protec kombiniert, weil ich dort meine Projektmanagement-Workflows absichere und Support-Tickets direkt mit meinen Boards verknüpfe. Das spart mir etliches Hin- und Herkopieren zwischen verschiedenen Systemen. Wenn Technologie mal wirklich Arbeit abnimmt, dann genau so. Wenn du ähnliche Integrationen für Websites suchst, könnte dich auch der Beitrag WordPress Plugins entwickeln – Meine Anleitung ohne Bullshit interessieren.

Pro-Tipp: Less is more

Ich hab früher alles in Trello dokumentiert – jede Kleinigkeit. Nach ein paar Monaten war mein Board so unübersichtlich wie ein Teenagerzimmer. Inzwischen halte ich mich an wenige prägnante Karten, kurze Beschreibungen, klare Titel. Wenn ich Details brauche, kommen die als Kommentar oder Anhänge dazu. Diese Reduktion hat mein Verhältnis zu Trello gerettet.

Trello mobil – mein Notfallplan unterwegs

Die App ist mein ständiger Begleiter. Ich trage neue Ideen ein, egal ob im Supermarkt oder in der Bahn. Wenn mich der Gedanke überfällt, schreibe ich sofort eine Karte. Sobald ich wieder am Laptop bin, sortiere ich es in Ruhe ein. So geht mir nichts mehr durch die Lappen.

Was Trello nicht kann

Trello ist kein Wundermittel. Es zwingt dich nicht, Aufgaben zu erledigen, es nimmt dir keine Entscheidungen ab und macht auch keinen Kaffee. Wenn du glaubst, das Tool löst alle deine Produktivitätsprobleme von selbst, liegst du daneben. Aber es ist wie ein gutes Messer: scharf, effektiv und nur so nützlich wie der, der es benutzt.

Mein Fazit nach Jahren mit Trello

Ich benutze Trello seit Jahren, und ich gebe’s nicht mehr her. Es hat meine Arbeitsweise verändert, ohne dass ich mich anpassen musste. Ich mag Tools, die mich nicht erziehen wollen. Die mir Raum lassen, gleichzeitig Struktur liefern und Spaß machen. Und genau das ist Trello.

Zum Schluss noch ein ehrlicher Gedanke

Am Ende kommt’s nicht auf das Tool an, sondern darauf, ob du es regelmäßig anfasst. Trello ist kein statisches Ding. Es lebt davon, dass du damit arbeitest. Gönn dir einfach mal die Zeit, dein Board sauber einzurichten, alles zu testen, unnötiges zu löschen. Danach läuft vieles wie von selbst. Und glaub mir, einmal im Flow, willst du’s nie wieder chaotisch haben.

Ich geh dann mal meine „Erledigt“-Liste checken. Das gute Gefühl gönn ich mir jeden Freitag.