Ich war mal der Typ, der seine besten Ideen auf Kassenzetteln notiert hat. Und sie dann beim nächsten Supermarktbesuch wieder verloren hat. Heute läuft’s besser. Nicht perfekt, aber immerhin landet nichts mehr im Mülleimer der Vergessenheit. Ich zeig dir, wie ich aus meinem kreativen Durcheinander ein funktionierendes System gemacht habe – ohne mir den Spaß am Denken zu nehmen.
Wie ich meine kreative Unordnung akzeptieren musste
Ich hab lange versucht, so zu arbeiten wie diese superstrukturierten Produktivitäts-Gurus. Du kennst sie: Inbox Zero, perfekte To-Do-Listen, stehende Ordnerstruktur. Ich wollte das alles. Und bin grandios gescheitert. Weil mein Kopf nicht linear denkt. Ideen kommen mir beim Zähneputzen, beim Spazierengehen und mitten in einem anderen Projekt. Und bis ich sie in irgendeinem Tool abgelegt hatte, war sie oft schon verpufft.
Der Wendepunkt war, als ich akzeptiert hab, dass Chaos dazugehört. Es ist kein Gegner, den ich besiegen muss, sondern Rohmaterial. Kreative denken nicht in Listen, sie denken in Verbindungen. Und genau da setzen Systeme wie „Getting Things Done“ (GTD) und „Second Brain“ an – wenn man sie ein bisschen verbiegt.
Was ich von „Getting Things Done“ gelernt habe
„Getting Things Done“, kurz GTD, stammt von David Allen. Die Methode besteht aus fünf Schritten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen. Klingt trocken, ist aber genial. Die Idee: Dein Kopf ist kein Speicher. Alles, was dich beschäftigt, landet in einem externen System. Das schafft Platz fürs Denken.
Anfangs hab ich’s übertrieben. Ich hab jedes Fitzelchen in eine Kategorie gepackt. Ideen, Aufgaben, Notizen, Wünsche, Einkaufslisten – alles. Resultat: Ein Ordnungssystem, das so komplex war, dass ich mehr Zeit mit Sortieren als mit Arbeiten verbracht hab. Klassischer Anfängerfehler. Irgendwann hab ich’s runtergebrochen: Nur noch ein paar Listen und ein wöchentliches Review. Keine Perfektion, nur Klarheit.
Das Beste am GTD-Ansatz ist der mentale Frieden. Wenn du weißt, dass jede Idee irgendwo sicher wartet, musst du sie nicht im Kopf mit dir rumschleppen. Ich nenn das mein mentales Entrümpeln. Und ja, das hat mein Denken verändert. Wer sich tiefer mit mentaler Klarheit und Struktur im Business beschäftigen will, findet im Artikel „Mein ehrlicher Leitfaden zum Skalieren: Outsourcing, Mitarbeiter und Projekte ohne Chaos“ wertvolle Parallelen dazu.
Warum das „Second Brain“ kam, um zu bleiben
Dann kam Tiago Fortes „Second Brain“. Ich war sofort angefixt. Endlich ein System, das nicht nur Aufgaben, sondern auch Wissen sortiert. Statt nur To-Dos zu managen, baust du dir quasi dein digitales Gedächtnis. Ich nutze dafür Notion, einige schwören auf Obsidian oder Evernote. Hauptsache, du kannst Ideen schnell speichern, taggen und später wiederfinden.
Das Prinzip ist simpel: Ideen rein, klar benennen und kontextbezogen ablegen. Ich hab Kategorien wie Projekte, Referenzen, Inspirationen und Lebensnotizen. Und ein paar Unterordner, die sich ständig ändern – weil mein Denken das auch tut. Das System wächst mit mir. Es zwingt mich nicht, sondern unterstützt mich.
Eines Tages hab ich mal stundenlang versucht, eine alte Notiz zu finden, die ich für einen Kundenartikel brauchte. Früher wär ich verzweifelt. Heute tippe ich ein Stichwort und zack, da ist sie. Das ist der Moment, in dem man merkt: Das „zweite Gehirn“ funktioniert wirklich.
Der Mix macht’s: Warum ich beides kombiniere
Ich bin kein Fan von Dogmen. Ein System muss für mich flexibel bleiben. GTD hilft mir, Aufgaben und Projekte klar zu strukturieren. Das Second Brain fängt meine Ideen, Recherchen und Gedanken auf. Zusammen ergibt das ein System, das mein kreatives Ich respektiert. Ich arbeite freier, ohne das Gefühl, mir selbst im Weg zu stehen. Ein gutes Beispiel dafür, wie Struktur Kreativität beflügeln kann, findest du auch im Beitrag „Green Web Design mit gesundem Menschenverstand – wie du das Web leichter, schneller und grüner machst“.
Ich nenne das meine produktive Kombination aus Struktur und Spontaneität. Ich plane den Rahmen, aber der Inhalt darf wild bleiben. Klingt widersprüchlich, funktioniert aber überraschend gut.
So hat sich mein Alltag geändert
Früher war jeder Montag ein Kampf. Ich hab To-Do-Listen geschrieben, sie dann ignoriert und alles spontan gemacht. Jetzt starte ich mit einem Blick auf mein GTD-System. Ich hab meine Aufgaben sortiert nach Kontext: Büro, Schreiben, Projekte, Privat. Ich picke mir raus, was passt – je nach Energielevel. Kein Druck, keine Grenzen, nur Orientierung.
Und wenn ich dann beim Arbeiten auf eine interessante Idee stoße, landet sie sofort im Second Brain. Kein langes Grübeln, kein Verlust. Später kann ich sie wieder hervorholen und weiterverarbeiten. Das fühlt sich an, als würde mein früheres Ich meinem aktuellen Ich kleine kreative Geschenke schicken.
Tools, die mir das Leben leichter machen
Ich hab vieles ausprobiert. Papier, Apps, Zettelwände, Post-its, Notion, Todoist, Obsidian. Am Ende hab ich gemerkt: Das Tool ist egal, solange du es benutzt. Was zählt, ist Gewohnheit und Konsequenz. Trotzdem hier meine Lieblinge:
- Notion: Mein digitales Gehirn für Ideen, Projekte, Zitate, Recherchen.
- Todoist: Mein GTD-Tool für Aufgaben. Einfach, clean, zuverlässig.
- Google Drive: Für größere Dateien, Entwürfe, Kundenunterlagen.
- Apple Notizen: Für spontane Einfälle unterwegs. Manchmal passiert Magie spontan.
Und ja, ab und an schreibe ich doch wieder etwas auf Papier. Weil Schreiben mit der Hand anders wirkt. Ich kritzle viel, skizziere oder verbinde Ideen mit Pfeilen. Das ist mein analoges Brainstorming. Danach landet alles digital. Ordnung und Chaos reichen sich die Hand.
Routine, aber nicht wie ein Automat
Menschen hassen Routine, ich auch. Aber ohne Routine kippt das System. Meine Lösung: Ich hab mir kleine Rituale gebaut, die sich nicht nach Zwang anfühlen. Jeden Sonntagmorgen trink ich Kaffee, höre Musik und gehe meine Projekte durch. Ich prüfe, was läuft, was hängt und was rausfliegen muss. Das dauert 30 Minuten, spart mir später Stunden.
Währenddessen stolpere ich oft über alt abgelegte Ideen, die plötzlich wieder relevant sind. Manche davon hätten in meinem Kopf nie überlebt. In meinem Second Brain kriegen sie eine zweite Chance. Und genau deshalb liebe ich dieses System.
Warum Kreative andere Regeln brauchen
Produktivitätsliteratur ist oft für Manager geschrieben, nicht für Leute mit wilder Fantasie und ständig neuen Einfällen. Kreative ticken anders. Wir denken in Sprüngen, nicht in Linien. Darum funktionieren starre Strukturen nur bedingt. Was uns hilft, sind Systeme, die Platz für Unordnung lassen, aber trotzdem Leitplanken bieten. GTD und Second Brain sind genau das – wenn man sie biegsam hält. Wenn dich interessiert, wie du kreative Konzepte gezielt testen kannst, lies auch „A/B-Tests in WordPress: So findest du heraus, was wirklich klickt“.
Ich zum Beispiel arbeite in Phasen. Eine Woche fokussiert auf Aufgaben, die nächste auf Ideen. Mein System erlaubt beides. Im GTD läuft die Pflicht, im Second Brain die Kür.
Ein kleiner Praxistipp: Sofort festhalten, später ordnen
Der wichtigste Trick: Fang Gedanken sofort ein. Auch den Blödsinnigsten. Ob du ihn brauchst, entscheidest du später. Ich hab gelernt, spontan zu speichern, nicht zu bewerten. Damit bleibt mein Geist offen und produktiv. Alles, was mich beschäftigt, landet erst mal in einer Sammelbox. Einmal am Tag räume ich sie auf. Danach ist Ruhe im Kopf.
Und manchmal entpuppt sich ein flüchtiger Gedanke Wochen später als Volltreffer. Das ist das Schöne an einem System, das nicht wertet, sondern bewahrt.
Was das mit echtem Fokus zu tun hat
Ich rede viel von Ideen, aber am Ende zählt Umsetzen. Und hier zeigt sich, wie stark gute Systeme wirken. Wenn ich an einem Text sitze, weiß ich genau, was zu tun ist. Kein Grübeln, keine Ablenkung. Ich öffne meine Aufgabenliste, wähle die nächste Aktion und arbeite sie ab. Fertig. Keine Romantik, nur Tun.
Das hat mich produktiver gemacht, aber nicht zu einem Roboter. Im Gegenteil. Ich hab mehr Raum für Pausen, Spaziergänge und spontane Gedankensprünge. Und genau dadurch entsteht bessere Arbeit.
Fehler, die ich gemacht habe
Klar, ich hab jede Menge falsch gemacht. Ich hab zu viele Tools ausprobiert, zu viel organisiert und zu wenig gehandelt. Ich hab Listen gepflegt, ohne sie zu nutzen. Aber das gehört dazu. Nur wer scheitert, versteht, was wirklich passt. Mein Tipp: Fang klein an. Ein Notizbuch. Eine To-Do-Liste. Mehr braucht es am Anfang nicht.
Mit der Zeit wächst dein System organisch. Du merkst, was dir hilft und was dich nervt. Alles andere fliegt raus. Kein System der Welt bleibt ewig gleich – und das ist gut so.
Warum Ordnung kein Feind der Kreativität ist
Viele glauben, Ordnung killt die Spontanität. Ich seh das anders. Ordnung ist wie eine gut gestimmte Gitarre. Du kannst immer noch improvisieren, aber der Sound ist klarer. Ich will nicht weniger kreativ sein, ich will freier denken. Und dafür brauch ich Struktur. Nur so kann ich mich auf das konzentrieren, was zählt: Ideen, die was bewegen.
Darum ist mein System kein Käfig, sondern eine Bühne. Und jedes Projekt ist eine neue Show.
Ein ehrliches Fazit
GTD gibt mir Ruhe, das Second Brain schenkt mir Tiefe. Zusammen bilden sie ein System, in dem mein Chaos leben darf, ohne mich zu überfordern. Es ist kein Wundermittel, aber eine ehrliche Hilfe, um mein Denken zu sortieren und kreativ zu bleiben.
Wenn du auch das Gefühl hast, dein Kopf platzt fast vor Ideen, dann bau dir ein System, das dich trägt. Es muss kein GTD-Lehrbuch sein, kein perfektes Notion-Setup. Nur etwas, das dich entlastet. Und wenn du dabei Unterstützung brauchst, schau ruhig mal bei neu-protec rein – da geht’s genau um smarte Organisation mit Sinn und Verstand.
Am Ende zählt, dass du wieder zum Schaffen kommst. Nicht zum Sortieren. Mach’s dir leicht, bleib kreativ und nutz dein Chaos als Rohstoff. Ich schwör, es lohnt sich.
