Ich sag’s gleich: Ich hatte mal so viele manuelle Aufgaben, dass ich dachte, ich arbeite nur noch, um mehr Arbeit zu produzieren. Dann kam die Automatisierung und hat mir den Kopf gerettet.

Mein Wendepunkt: Vom Klickzombie zum Automatisierungsjunkie

Ich erinnere mich noch genau an diesen Montagmorgen. Posteingang voll, Rechnungen offen, Social-Media-Posts geplant, aber noch nicht draußen. Ich stand da mit meinem Kaffee und dachte: „Wenn das mein Leben ist, will ich wenigstens WLAN im Himmel.“

Dann schickte mir ein Kollege einen Link zu Zapier. „Probier das, das macht Magie“, schrieb er. Ich lachte. Aber er hatte recht. Es war tatsächlich Magie, nur digital.

Was Zapier und Make eigentlich tun – ganz ohne Fachchinesisch

Beide Tools sind so etwas wie Brückenbauer. Sie verbinden Apps miteinander, die sonst nichts voneinander wissen wollen. Du schickst eine Rechnung in deinem Buchhaltungsprogramm ab, und zack – schon landet eine ordentliche Nachricht in deinem Slack-Kanal. Oder du postest ein neues Produktfoto, und Make sorgt dafür, dass es gleichzeitig auf Instagram, Facebook und LinkedIn erscheint, ohne dass du dich überhaupt einloggst.

Wenn du willst, dass dein digitales Leben fließt, dann brauchst du solche Tools wie Kaffee am Montagmorgen. Ohne geht’s einfach nicht mehr. Übrigens habe ich in meinem Beitrag So verbinde ich Advanced Custom Fields mit Elementor Dynamic Content (und warum das mein Gamechanger war) erklärt, wie sich Automatisierung auch in WordPress wunderbar einsetzen lässt.

Von Rechnungen bis Posts – was sich alles automatisieren lässt

Ich wünschte, ich hätte das früher verstanden. Denn sobald ich meine Prozesse durchleuchtet hatte, sah ich überall Zeitfresser. Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Social Media – alles manuell, alles nervig. Also setzte ich mich mit Make und Zapier hin und fing an zu basteln.

• Wenn eine Rechnung in meinem Tool erstellt wird, geht automatisch eine E-Mail mit PDF an den Kunden raus.
• Die gleiche Rechnung landet direkt in meinem Archivordner in der Cloud.
• Meine Kundendaten? Werden automatisch mit meinem CRM synchronisiert, kein Copy-&-Paste mehr.
• Neue Blogartikel triggern Social-Media-Posts, samt Hashtags und passendem Bild.

Das alles lief irgendwann so reibungslos, dass ich mich fragte, ob ich überhaupt noch gebraucht werde. Die Antwort: Ja, aber für sinnvollere Dinge.

Wie du anfängst, ohne die Nerven zu verlieren

Ich habe anfangs alles auf einmal machen wollen. Typischer Anfängerfehler. Besser: Nimm dir eine nervige Aufgabe vor, nur eine. Zum Beispiel die Rechnungsstellung. Geh sie durch, schau, welche Schritte du ständig wiederholst, und bau dir daraus deinen ersten automatisierten Ablauf in Zapier oder Make.

Das Prinzip ist simpel: Ereignis A löst Aktion B aus. Du sparst mit jedem Klick eine Minute. Und irgendwann ergibt das Stunden. In meinem Fall: ganze Arbeitstage. Einen spannenden Blick darauf, wie Automatisierung mit KI Branchen verändert, findest du im Artikel Die Effizienzrevolution: Wie Automatisierung mit KI Marketing ….

Warum sich Automatisierung nicht wie Kontrollverlust anfühlen muss

Ich war skeptisch. Klingt ja schön, wenn alles automatisch läuft, aber was, wenn etwas schiefgeht? Was, wenn Kunden plötzlich doppelte Rechnungen kriegen?

Passierte mir genau einmal. Danach lernte ich: Baue klare Bedingungen ein, setze Benachrichtigungen und teste jeden Ablauf, bevor du ihn durchlaufen lässt. Heute vertraue ich meinen Flows mehr als manchem Mitarbeiter. Und sie fordern keine Gehaltserhöhung.

Kommunikation auf Autopilot, aber mit Herz

Besonders spannend wurde es, als ich die Kundenkommunikation automatisierte. E-Mails mit wichtigen Infos gingen jetzt automatisch raus, sobald sich etwas änderte. Aber ich wollte, dass sie trotzdem persönlich klingen. Also schrieb ich Vorlagen, die echt nach mir klangen. Keine generischen „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern ehrlich und freundlich.

Ein gutes Tool sorgt dafür, dass du Zeit sparst, aber deinen Ton behältst. Genau das schaffen Zapier und Make. Und dafür danke ich ihnen fast täglich.

Social Media ohne Stress – und ohne diese typischen 22-Uhr-Posts

Als Social Media noch manuell lief, war das pure Anspannung. Ich jagte Posttermine hinterher wie andere den Bus. Mit Make läuft das jetzt von allein. Ich plane Beiträge vor, das Tool veröffentlicht sie, analysiert die Reaktionen und legt sogar gleich Ideenlisten für zukünftige Posts an.

Dadurch poste ich regelmäßiger, aber ohne das Gefühl, in einem Hamsterrad zu stecken. Und meine Abende gehören wieder mir. Meistens verbringe ich sie übrigens nicht online – und genau das ist der Witz an der ganzen Sache. Vielleicht inspiriert dich dazu auch mein Beitrag Wissen weitergeben ohne Gähn-Garantie – so klappt’s mit Tutorials, Anleitungen und Workshops.

Was sich seitdem verändert hat

Mein Kopf ist freier. Mein Schreibtisch auch. Und meine Arbeit fühlt sich wieder nach Arbeit an, nicht nach Dateneingabe.

Ich bin produktiver, weil ich mehr echte Entscheidungen treffe, statt ständig repetitive Aufgaben zu erledigen. Wenn man einmal erlebt hat, wie 10 automatische Abläufe ineinandergreifen, will man nie wieder zurück.

Und das Beste: Ich habe Zeit, weiterzudenken. Zum Beispiel darüber, wie ich neue Tools in mein Business einbaue, etwa Lösungen wie neu-protec, wenn es um IT-Sicherheit oder innovative Workflows geht.

Meine Tipps nach einem Jahr Automatisierung

• Starte klein. Fang mit einer Aufgabe an, die dich nervt, und bau sie aus.
• Dokumentiere alles. Jeder Workflow sollte nachvollziehbar sein, auch für dich selbst in einem halben Jahr.
• Teste jeden Ablauf. Kein Flow läuft beim ersten Mal perfekt, und das ist ok.
• Bleib neugierig. Neue Integrationen kommen ständig, und fast jede bringt dir Zeitgewinn.
• Behalte den Überblick. Tools sind großartig, aber du solltest immer wissen, was wo wie läuft.

Was du mit der gewonnenen Zeit anfängst

Das ist die schönste Frage überhaupt. Manche nutzen sie für Weiterbildung, andere für Familie oder Sport. Ich nutze sie, um zu schreiben, Kaffee zu trinken und manchmal einfach nur auf den Balkon zu starren. Weil ich kann.

Automatisierung hat nichts mit Faulheit zu tun. Es ist Effizienz mit Stil. Ein Zeichen dafür, dass du verstanden hast, wie wertvoll Zeit ist. Und dass du sie besser investierst, wenn du Routine abgibst und dich ums Wesentliche kümmerst. Wenn dich interessiert, wie Optimierung auch deinen Online-Shop verbessern kann, lies gerne So bringe ich Kunden durch den Checkout, statt sie auf halbem Weg zu verlieren.

Fazit: Wenn dein Tag zu wenig Stunden hat

Egal ob du Solo-Selbstständiger bist oder ein kleines Team führst – die Menge an kleinen Aufgaben kann dich auffressen. Automatisierungstools wie Zapier oder Make helfen dir, Struktur reinzubringen, ohne dass du dabei kalt und technisch klingst. Du baust dir dein eigenes System, eines, das wirklich zu deiner Arbeit passt und dich entlastet.

Ich verspreche dir: Sobald du das erste Mal siehst, wie ein automatischer Workflow sauber durchläuft, fühlst du dich wie ein Dirigent, dessen Orchester endlich harmonisch spielt. Und das ist ein verdammt gutes Gefühl. Übrigens findest du auf Latenode weitere spannende Ansätze für intelligente Automatisierungen.