Manche Tage als Freelancer fühlen sich an wie ein schlechter Western: staubige Nerven, nervöse Kunden, die Deadline zieht am Horizont auf. Und ich steh da, bewaffnet nur mit Laptop, Kaffee und meinem Charme. Wobei Letzterer bei Projekten mit Dauerpanikmodus manchmal das Einzige ist, was mich rettet.
Warum Kommunikation mehr ist als schöne Worte
Ich hab gelernt, dass Technik und Talent nicht das sind, was mich durchs Freelancer-Leben trägt. Kommunikation ist mein wichtigstes Werkzeug. Ohne sie ist jedes Projekt wie ein Haus ohne Fundament: sieht am Anfang stabil aus, fällt aber beim ersten Windstoß zusammen.
Dabei geht’s nicht nur darum, was ich sage. Es geht darum, wie ich’s sage. Ich kann eine Wahrheit freundlich servieren oder wie ein Ziegel durch die Scheibe werfen. Der Unterschied? Beim Ersten bleibt die Beziehung, beim Zweiten der Scherbenhaufen.
Der Klassiker: Missverständnisse mit Kunden
Ich hatte mal einen Kunden, der sagte: „Mach’s modern!“ Ich tat’s. Neues Design, klare Schrift, hell, aufgeräumt. Drei Tage später meldete er sich: „Das ist mir zu modern.“ Ich atmete tief durch und trank einen doppelten Espresso. Dann fragte ich: „Wie sehen Sie modern?“ Nach zehn Minuten Sprachnachricht wusste ich endlich, was er meinte. Fazit: Nicht jeder meint das Gleiche, wenn er dasselbe Wort benutzt.
Seitdem geh ich nie mehr in ein Projekt, ohne vorher Begriffe zu klären. Wenn jemand „modern“, „einfach“ oder „schnell“ sagt, will ich wissen, was dahinter steckt. Und ja, manchmal kommen da ganz kuriose Definitionen heraus. Aber genau das macht den Unterschied. Projekte scheitern selten an Technik, sondern meist an Annahmen. Für alle, die digitale Projekte sauber strukturieren wollen, lohnt sich übrigens ein Blick auf Eigene Beitragsraster und Karussells in WordPress bauen – ganz ohne Plugin.
Konflikte? Gehört dazu
Ich hab aufgehört, Konflikte als etwas Schlechtes zu sehen. Sie sind wie Ampeln. Wenn’s rot blinkt, bedeutet das nicht Ende, sondern kurz anhalten und neu sortieren. Konflikte zeigen mir, dass jemand Erwartungen hat, die vielleicht nicht erfüllt wurden. Also hör ich hin, versuche das Problem zu verstehen und löse es, bevor es explodiert.
Ich nenne das meine „Mini-Deeskalationsstrategie“. Wenn die Stimmung kippt, gibt’s drei Schritte: ruhig bleiben, Verständnis zeigen, Lösung anbieten. Das klingt banal, ist aber Gold wert. Merke: Lauter werden erhöht nicht die Chance auf Einigung.
Tief durchatmen hilft wirklich
Ich erinnere mich an ein Projekt, bei dem ich nachts um zwei Mails bekam: „Warum sehe ich da kein Update?“ Früher hätte mich das sofort in den Panikmodus versetzt. Heute atme ich. Morgens trink ich Kaffee, schreibe freundlich: „Habe Ihre Nachricht gesehen. Ich melde mich mit einem Update heute Mittag.“ Dann halte ich das auch ein. So einfach. So ruhig.
Ich hab gelernt, dass Reaktionszeit nicht gleich Lösung ist. Wenn ich in Eile antworte, kommt oft Mist raus. Wenn ich Zeit lasse, kommt Qualität. Der Kunde merkt das schnell. Und irgendwann vertraut er mir wieder, auch wenn’s mal hakt.
Worte, die runterkühlen
Ich benutze bestimmte Wörter ganz bewusst. Statt „Sie haben das falsch verstanden“ sage ich lieber „Lassen Sie uns kurz abstimmen, damit wir dasselbe Bild haben“. Das spart Ärger. Mein Lieblingssatz ist: „Ich verstehe Ihren Punkt.“ Das nimmt Druck raus. Menschen wollen gehört werden, nicht belehrt. Wenn der Dampf mal raus ist, kann man über alles reden.
Selbst in Mails kann Tonfall Wunder wirken. Ich streue kleine positive Wörter ein. Kein übertriebenes „Super toll!“ sondern ehrliche kleine Signale wie „Klingt gut“ oder „Das sehe ich auch so“. Wer schreibt, baut mehr Nähe auf, als man denkt. Und Nähe entschärft.
Grenzen ziehen ohne Drama
Deeskalation bedeutet nicht, immer nachzugeben. Ich habe Kunden gehabt, die dachten, „Freelancer“ heißt „rund um die Uhr verfügbar“. Da hilft nur Klartext. Ich sage: „Ich arbeite werktags von neun bis sechs. Danach nicht mehr.“ Im ersten Moment sind viele verdutzt. Nach zwei Wochen ist es normal. Was passiert, wenn ich das nicht tue? Ich laufe leer. Und leer denkt man schlecht.
Das ist die wichtigste Lektion überhaupt: Kommunikation heißt auch, eigene Grenzen mitzuteilen. Wer sie verschweigt, wird irgendwann still genervt, reagiert spitz und wundert sich, warum das Projekt gegen die Wand fährt. Ich spreche sie aus, freundlich, aber klar. Diese Transparenz rettet Beziehungen – beruflich wie privat. Wenn du wissen willst, wie man auch in stressigen Phasen mit Fokus und Balance bleibt, lies Wie KI mir den Kopf frei macht: Meine liebsten Tools für Design, Code, Bilder und Projekte.
Technik hilft nur, wenn Haltung stimmt
Ich nutze Tools für Projektmanagement und Chats, aber sie sind keine Zauberstäbe. Sie funktionieren nur, wenn ich sie mit der richtigen Haltung fülle. Ich höre zu. Ich wiederhole. Ich formuliere in verständlichen Worten. Und wenn ich etwas nicht weiß, sage ich das auch. Es gibt nichts Ehrlicheres als „Ich schau mir das an und geb Ihnen Rückmeldung.“
Was ich nie mache: Schnell in Verteidigung gehen. Das zerstört Vertrauen. Stattdessen erde ich mich, erinnere mich daran, dass Kunden auch Menschen mit Problemzonen sind – nur eben beruflich. Diese Haltung bringt Ruhe in hitzige Gespräche. Mehr dazu, wie Haltung und Technik zusammenpassen, findest du auch in WCAG in WordPress und Elementor meistern – mein ehrlicher Praxisguide.
Praktische Deeskalation im Alltag
Ich hab mir kleine Taktiken zurechtgelegt, die fast immer funktionieren:
- Fragen stellen: Wer fragt, lenkt. Es zeigt Interesse und verschiebt die Dynamik.
- Zusammenfassen: Wenn ich sage, „Also, Sie möchten…“, zeigt das, dass ich zuhöre.
- Pausen einsetzen: Schweigen ist nicht komisch. Es ist kraftvoll. Viele reden sich sonst nur tiefer rein.
- Nicht ironisch werden: Auch wenn’s juckt. Humor ja, Spott nein.
- Kompromiss sichtbar machen: „Ich kann das so umsetzen, wenn wir dafür X schieben.“ Klarheit entspannt.
Das sind keine Wundermittel, aber sie wirken. Ich hab sie in unzähligen Projekten getestet, von chilligen Start-ups bis zu Agenturen mit Vollgasmodus. In jedem Setting gilt dasselbe: Wer ruhig bleibt, gewinnt Zeit. Und wer Zeit hat, denkt besser. Wenn du dich intensiver mit professioneller Kommunikation beschäftigen willst, wirf einen Blick auf das Public Affairs Programm der Quadriga Hochschule.
Warum Humor manchmal rettet, was Technik ruiniert
Ich baue gern mal kleine Scherze in meine E-Mails. Selbst bei ernsten Themen. Kein Klamauk, sondern ehrliche Leichtigkeit. Zum Beispiel, wenn ich schreibe: „Ich hab den Code so optimiert, dass er endlich nicht mehr zickt – zumindest bis morgen.“ Da lacht der Kunde, und plötzlich ist der Ärger kleiner. Humor ist kein Fluchtweg, sondern ein soziales Schmiermittel.
Natürlich braucht’s Fingerspitzengefühl. Ein Witz zur falschen Zeit kann alles verschlimmern. Aber wenn das Timing passt, bringt’s Menschen näher. Und Nähe löst Konflikte nachhaltiger als jedes Regelwerk.
Mein persönliches Kommunikationsmantra
Ich versuche, jeden Kontakt ehrlich, klar und ruhig zu gestalten. Ich rede wie ein Mensch, nicht wie ein Vertragstext. Wenn etwas unklar ist, frag ich. Wenn etwas nicht passt, sag ich das. Und wenn etwas gut läuft, sag ich das auch. Denn Lob ist die stillste Art, Vertrauen zu bauen.
Ich arbeite in Projekten, in denen Stress Dauerzustand ist. Aber wer verstanden hat, dass Worte Waffen oder Werkzeuge sein können, entscheidet jeden Tag neu, was er in die Hand nimmt. Ich wähle Werkzeug.
Fazit: Wer reden kann, spart Nerven
Am Ende ist gute Kommunikation kein Geschenk, sondern Training. Ich hab viele Fehler gemacht, Menschen verärgert, weil ich dachte, Klarheit heißt Härte. Heute weiß ich: Es geht beides – klar sein und freundlich bleiben. Klingt simpel, ist aber Arbeit. Tägliche, bewusste Arbeit. Wenn du an deiner persönlichen Marke arbeiten willst, erfährst du hier mehr: Hochpreisige Kunden mit Persönlichkeit gewinnen: Mein Weg zur starken Personenmarke.
Und ja, manchmal geht selbst der ruhigste Freelancer hoch wie ein Geysir. Wichtig ist, wie schnell man wieder runterkommt. Dafür hab ich mein Ritual: Kaffee, kurze Pause, ehrlicher Blick auf das, was wirklich passiert ist. Dann zurück an die Arbeit. Mit ruhigem Kopf und offener Haltung. Denn Projekte werden nicht durch Kontrolle fertig, sondern durch Kommunikation.
Wenn du magst, schau mal bei neu-protec vorbei. Dort gibt’s spannende Ansätze, wie man Kommunikation greifbarer und sicherer macht – auch im technischen Kontext. Passt perfekt zu dem, worüber wir hier sprechen. Weitere interessante Bildungskonzepte findest du bei der IHK Bildungsinstitut-Initiative „… weiter mit Bildung!“.
So bleib ich also in Projekten gelassen, ohne Softskills wie Kuscheldecken zu behandeln. Kommunikation ist harte Arbeit. Aber sie zahlt sich aus – jedes Mal, wenn ein Kunde am Ende sagt: „Das war angenehm.“ Dann weiß ich, ich hab’s geschafft. Nicht nur das Projekt, sondern auch den Kontakt gerettet.
